Privacy

Politique de confidentialité de l’école de natation Les Otaries asbl

Cette déclaration s’adresse aux parents ou responsables légaux des nageurs mineurs mais également aux nageurs devenant majeurs en cours de saison et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, l’école continue, sauf décision contraire du nageur. Nous considérons les parents comme des interlocuteurs essentiels à l’évolution sportive de leur enfant. Cette déclaration s’applique aussi aux nageurs de notre section adultes.

1 Pourquoi une politique de confidentialité?

Afin de pouvoir remplir notre mission d’enseignement de la natation, l’inscription d’un membre dans notre école nous amène à traiter une série de données que vous nous fournissez dans le cadre de son inscription. Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données à caractère personnel que nous collectons via divers moyens de communication tels que formulaires, e-mails …

2 Que signifie le traitement des données à caractère personnel?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telle que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement …

3 Qui traite vos données?

Les données à caractère personnel ne sont accessibles et traitées que par les membres du comité de notre école. Ils sont sensibilisés à leur utilisation légitime et précise, ainsi qu’à leur sécurité et leur confidentialité.

4 Engagement de l’école

Le respect de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

En inscrivant votre enfant dans notre école ou en vous y inscrivant comme adulte, en accédant et en utilisant le site de l’école, ou en s’enregistrant à un évènement organisé par l’école, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente politique de confidentialité, ainsi que les traitements et les transferts de données à caractère personnel conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.

École: Les Otaries asbl – Enghien
E-mail: info@lesotaries.be

Conseiller en sécurité de l’information: Christophe Demaer
E-mail: privacy@lesotaries.be

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous la façon dont nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

5 Les données à caractère personnel que nous collectons

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données:

  • Soit sur base de votre consentement;
  • Soit parce nécessité à la bonne exécution de notre mission et du contrat de confiance passé entre notre école, le nageur et ses parents ou le nageur adulte, en vue de la formation natatoire;
  • Soit en vertu d’une obligation légale;
  • Soit par sauvegarde des intérêts vitaux du nageur concerné ou d’une autre personne physique.

Les données à caractère personnel collectées à votre sujet peuvent inclure:

  • Identification générale et informations de contact
    Coordonnées du nageur et ses parents ou du nageur adulte: noms, adresse, e-mail et téléphone, genre, date de naissance du nageur …
  • Informations financières
    Numéro de compte de bancaire et autre information financière, montant de la cotisation payée …
  • Informations nous permettant d’exercer nos missions formation natatoire ou liées à notre projet pédagogique ou de l’école
    Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités natatoires, sportives ou ludiques, de voyages extérieurs dans le cadre des cours et entraînements ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation de l’école.
  • Informations médicales pouvant avoir une incidence sur l’évolution du nageur lui-même ou sa santé ou sur l’organisation de l’école
    Protocole relatif aux besoins spécifiques du nageur, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription de votre enfant ou de vous-même dans notre école, ces données sont éventuellement récoltées à l’aide d’une fiche de santé fournie par vous-même et via le certificat médical complété par votre médecin traitant.
  • Publication de photos et/ou vidéos
    Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part. Il est sollicité au moment de l’inscription de votre enfant ou de vous-même dans notre école par l’intermédiaire du formulaire d’inscription. Les photos et vidéos peuvent être publiées sur notre site web et sur Facebook.

Il est essentiel que ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile.

6 Finalité que nous poursuivons

La gestion administrative:

  • L’organisation des cours
  • L’envoi des bulletins d’informations et des invitations pour les activités
  • Dossiers subsides communaux et provinciaux
  • L’organisation des activités de l’école

Dans un souci de suivi, le listing des membres est fourni à chaque entraîneur en version papier et non informatique.

7 Base légale de traitement des données à caractère personnel

L’intérêt légitime poursuivi par notre école est bien entendu sa mission d’enseignement de la natation et du sauvetage.

La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Si nous étions amenés à traiter les données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles établies dans la présente déclaration, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.

8 Communication à des tiers

Nous pouvons fournir les informations que vous nous avez fournies à des tiers si cela est nécessaire aux fins décrites ci-dessous.

Par exemple, nous utilisons un tiers pour:

  • prendre soin de l’environnement Internet (hébergement site web);
  • fournir une infrastructure informatique (y compris un réseau informatique, etc.);
  • fournir et distribuer des lettres d’information et des invitations.

De plus, nous ne transmettrons pas les informations que vous nous fournissez à des tiers, sauf si cela est légalement requis et autorisé. Par exemple, la police peut nous demander des données (à caractère personnel) dans le cadre d’une enquête. Dans un tel cas, nous devons coopérer et sommes donc obligés de fournir ces informations.

Nous pouvons également partager des données personnelles à des tiers si vous nous en donnez la permission (écrite). Vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans préjudice de la licéité du traitement en vue de son retrait.

Nous ne fournissons pas de données à caractère personnel à des tiers hors de l’UE, sauf pour l’envoi de certains mailing car nous utilisons parfois MailChimp.

9 Utilisation de caméras

Des caméras de surveillance sont placées dans le complexe sportif et sont sous la supervision du Nautisport.

10 Quels sont vos droits?

Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement:

  • Droit d’information
  • Droit d’accès aux données
  • Droit de rectification des données
  • Droit à la suppression des données
  • Droit à la restriction des données
  • Droit à la portabilité des données
  • Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.

Pour exercer ces droits, il vous suffit de nous envoyer un e-mail à privacy@lesotaries.be dans lequel vous mentionnez précisément l’objet de votre demande ou de nous contacter pendant les permanences.

11 Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel que vous nous avez confiées sont conservées tant que votre enfant est nageur ou que vous-mêmes êtes nageur dans notre école et jusqu’à cinq ans après le départ de notre école, car parfois les anciens membres reviennent après un arrêt. Les photos et vidéos seront supprimées après dix ans.

12 Sécurité

Notre école prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables.

Nous avons pris par exemple les mesures suivantes:

  • Toutes les personnes pouvant consulter vos données au nom de l’école de natation Les Otaries sont tenues au secret professionnel.
  • Nous utilisons une politique de nom d’utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes;
  • Nous pseudonymisons et prenons en charge le cryptage des données personnelles s’il y a lieu de le faire;
  • Nous faisons des sauvegardes des données personnelles afin de pouvoir les restaurer en cas d’incidents physiques ou techniques;
  • Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures;
  • Nos collaborateurs sont informés de l’importance de la protection des données personnelles.

Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données à caractère personnel que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.

13 Modifications à ces règles

Nous revoyons ces règles régulièrement et nous nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales.

Les mises à jour éventuelles vous seront communiquées par e-mail.

Dernière mise à jour: mai 2019